第一印象で相手側に好感を与え、スムーズに商談を行うためには、はじめの「あいさつ」と「名刺交換」が大きなポイントとなります。この「あいさつ」と「名刺交換」でビジネスがスタートするので、良い意味でも悪い意味でもこれが第一印象となってしまうのです。
好印象を与えることができれば、ビジネスチャンスの到来です！とても重要な「名刺交換」の手順を見ていきましょう。
常にキレイな名刺をサッと出せるように、名刺の交換の際には、あらかじめケースのふたのすぐ下に準備おきましょう。
- 汚れている
- 角が折れている
キレイな状態を保つためにも、名刺ケースに入れて保管するようにしましょう。
名刺を渡す時は、格下のものから名乗るのがマナーです。また、営業活動などで出向く場合は、必ず自分から名刺を差し出すようにしましょう。
【渡し方】
- 自分の名刺を両手で胸の高さに持ち、相手の胸の高さで差し出します。
- 名刺を渡す際は、「わたくし、○○○会社の○○と申します。よろしくお願いいたします。」とあいさつしながらお辞儀します。
Q. 万が一、目上の方にも関わらず名刺を差し出すのが遅れてしまったら？
A. すぐに「申し遅れましたが・・・・・」と言い、差し出します。
Q. 複数人で名刺交換をする場合は？
A. 地位が上の方同士で名刺交換を行い、その後職位順に続きます。名刺入れをもったまま複数の方々と交換をする場合は、左手と名刺入れの間に名刺をはさんで準備しておくとスムーズです。
まず、名刺入れを両手で持ちます。
相手の方が名刺を差し出したら、軽く会釈し、「頂戴します」と言いながら、両手で押し頂くようにして大切に受け取りましょう。
その際、両手の指は揃えて伸ばし、名刺を受け取ったら親指で軽く押さえます。
受け取ったら、その場で社名・肩書き・名前等に目を通し、難しい名前や複数読み方のある名前の場合は、「なんとお読みするのでしょうか？」と読み方を確認しましょう。<
読み方を確認できるのは、この時だけです。
受け取った名刺は、会議中などの場合はテーブルの上に置き、なるべく早く相手の名前を覚えるようにしましょう。
相手の方が一人の場合は、名刺入れの上に載せ、すぐしまうのは失礼にあたるので、タイミングを見計らい、名刺入れにしまうようにしましょう。
また、頂いた名刺は、相手の分身と考え、丁寧に扱うことがとても大切です。
実際のビジネスシーンでは、両者が同時に名刺を差し出すことも多いです。
【スマートな受け渡し方法】
- 自分の名刺を両手で胸の高さに持ち、相手の胸の高さで差し出します。
- 右手を自分の名刺に残したまま、左手で相手の名刺の左端を持ちます。
- 相手の方が自分の名刺を受け取ったら、次に左手を添えて自分の方へ引き寄せます。
このようにその都度その都度で臨機応変に対応していきましょう。
また、名刺入れを持ったまま名刺交換をする際には、名刺入れを手の中に握りこんでおくとスムーズです。
名刺交換のマナーとして一番守らなくてはならないことは「自分の名刺を切らさないこと」です。
そのため、出かける前やお客様をお出迎えする前には必ず必要枚数を用意しておくようにしましょう。
特に、出張の際は注意が必要です。
万が一、名刺が足りなくなってしまったら、「申し訳ございません、名刺を切らしてしまいまして」とお詫びをし、相手の名刺を受け取る際に口頭で社名と名前を告げるようします。そして、次回、自分から必ず名刺を渡すようにしましょう。
名刺は、相手の連絡先や所属部署などの情報が記載されている、大切な情報源です。
相手のことを忘れないために特徴をメモとして書き込むことや、次回の面会日時をメモすることにも使えます。
これは相手の前で行うと失礼にあたるので、帰社後に行うようにしましょう。
一方、不用になった名刺は、シュレッダーにかけるなどし、悪用されないように配慮しましょう。
弔事、慶事でも、名刺を渡す機会があると思います。マナーを押さえておきましょう。
【弔事】
右上に「弔」や「謹弔」と書き、左下の角を表側に向けて折り、お渡しします。
【慶事】
右上に「御祝」「御年賀」などと書き、角は折らずにお渡しします。
